Warum Shopify jeden Bewerber bittet, seine Lebensgeschichte zu erzählen

Anita Chauhan (00:17)

Hallo und herzlich willkommen zur neuen Folge des Podcasts „Looks Good On Paper“, präsentiert von Willo. Heute ist Simran Siddhu zu Gast bei uns. Sie ist eine Führungskraft im Personal- und Talentmanagement, die ihre Karriere damit verbracht hat, die Bereiche Personalbeschaffung und Personalwesen in Start-ups und Scale-ups von Grund auf aufzubauen. Derzeit ist sie bei Shopify tätig, wo sie die Talentakquise im kaufmännischen Bereich leitet. Zuvor hatte sie Positionen in den Bereichen Talentakquise und Personalwesen bei Unternehmen wie Relay, Pocket HR und Out of Office HR inne.

Sie engagiert sich sehr in der HR- und Talent-Community in ganz Toronto, was auch verrückt ist, weil ich sie bis jetzt noch nicht kennengelernt habe, obwohl wir beide schon lange in dieser Szene unterwegs sind. Aber was mir an dem, was ich online gesehen und über dich gehört habe, Simran, wirklich gefällt, ist, dass du dafür bekannt bist, offen über Karrierepausen, Burnout und darüber zu sprechen, was es eigentlich bedeutet, eine Karriere aufzubauen, die nicht den Rest deines Lebens in Anspruch nimmt.

Habe ich in deiner Einleitung etwas übersehen? Wie bist du hierhergekommen?

Simran Sidhu (01:11)

Nein, das ist großartig. Das war eine perfekte Einleitung. Ja, ich freue mich riesig, hier zu sein. Vielen Dank für die Einladung. Ja, ich bin schon seit einiger Zeit im Bereich Personalwesen tätig. Es gibt noch so viel zu lernen, aber ich freue mich sehr darauf, das weiterzugeben, was ich bisher gelernt habe.

Anita Chauhan (01:25)

Einfach unglaublich, und ich weiß, es ist irgendwie so eine Sache wie bei „Talent“ – es hängt einfach davon ab, mit welchen Leuten wir zusammenarbeiten; die ändern sich, und die Anforderungen ändern sich auch. Also, weißt du, ich habe einige wirklich tolle Leute aus der Community zu Gast im Podcast – aus Nordamerika, aus der EU, aus Großbritannien –, und es ist so interessant, weil sie alle, egal wie lange sie schon dabei sind, immer sagen: „Ich lerne immer noch dazu.“

Simran Sidhu (01:50)

Ja, ja, vor allem jetzt, wo KI immer mehr an Bedeutung gewinnt. Es ist fast so, als würde man eine Woche lang den Kopf in die Arbeit stecken und schon fast den Anschluss verpasst haben. Ich frage mich dann: „Was ist denn in der Woche passiert?“ Und dann denke ich: „Mein Gott, ich habe das neue Tool oder so etwas verpasst.“ Es verändert sich also ständig, und schon von Jahr zu Jahr ist es unglaublich, diese Veränderungen zu beobachten.

Anita Chauhan (02:26)

Was ist der größte Fehler bei der Personalauswahl, den Unternehmen immer wieder begehen, obwohl er sich eindeutig als nicht erfolgreich erweist?

Simran Sidhu (02:31)

Ja, das ist wirklich interessant. Ich habe mir etwas Zeit genommen, darüber nachzudenken, weil es mir so vorkommt, als gäbe es so viele. Aber mir ist aufgefallen, dass Entscheidungen einfach zu langsam getroffen werden. Und das möchte ich gerne näher erläutern. Viele Personalverantwortliche tappen in die Falle, dass sie einfach weiter suchen wollen. Sie wollen sehen, was es sonst noch so gibt, und hoffen, dass vielleicht noch jemand Besseres kommt.

Doch die besten Kandidaten warten nicht immer geduldig, und Unentschlossenheit kann sehr kostspielig sein. Ein wesentlicher Teil des Problems besteht darin, dass Personalverantwortliche oft noch keine klare Vorstellung davon haben, wie ein „hervorragender Kandidat“ aussieht, bevor sie ihren Prozess starten und mit den Vorstellungsgesprächen beginnen. Was ich sehr oft beobachte, ist, dass wir eine starke erste Gruppe von Kandidaten erhalten. Ich bin auf der Suche nach neuen Talenten und nutze verschiedene Quellen, um einen völlig neuen Talentpool zu erschließen, aber der Personalverantwortliche hat noch keine klaren Maßstäbe dafür entwickelt, wie ein „hervorragender Kandidat“ aussieht. Deshalb wird ihnen nicht die Dringlichkeit entgegengebracht, die sie verdienen. Und erst nachdem man ein paar Kandidaten getroffen hat, die nicht so gut passen, blicken sie zurück und stellen fest: „Die erste Gruppe war eigentlich wirklich stark.“ Doch bis dahin haben diese Leute bereits andere Wege eingeschlagen oder wir haben sie abgelehnt, weil wir uns nicht sicher waren.

Simran Sidhu (03:32)

Also habe ich mir überlegt: Wie lässt sich das beheben? Ich denke, theoretisch ist es ganz einfach: Man muss sich im Vorfeld gründlich darüber Gedanken machen, wie „hervorragend“ für diese Stelle konkret aussieht. Auf diese Weise erkennt man es sofort, wenn man es sieht, und kann schnell handeln. Man denkt sich: „Ich weiß, das ist die Person, die ich einstellen möchte.“ Und man muss sich genau überlegen, wie „hervorragend“ in Bezug auf die Fähigkeiten aussieht – das muss man wirklich genau ausarbeiten. Und umgekehrt muss man sich auch fragen, wie „hervorragend“ in Bezug auf die Passung aussieht, sei es in Bezug auf die Unternehmenskultur oder das Teamumfeld: Welche Eigenschaften muss diese Person mitbringen, um hier erfolgreich zu sein? Und wenn man eine wirklich klare Bewertungsvorlage hat und gemeinsam mit dem Team gründlich darüber nachdenkt, wer die richtige Person ist, die in dieser Rolle erfolgreich sein wird – dann sagt man beim Vorstellungsgespräch sofort „Auf jeden Fall ja!“ statt „Ja, ich bin mir nicht sicher“, und muss sich dann nicht monatelang mit diesem Hin und Her herumschlagen.

Anita Chauhan (04:58)

Können sie das überhaupt immer mit dem Unternehmen selbst in Verbindung bringen?

Simran Sidhu (05:02)

Ja. Es geht auch darum: Was braucht man sofort, aber was braucht man in einem Jahr, wenn sich das Geschäft verändert? Und in zwei Jahren – ist diese Person dann noch dieselbe? Man muss also einfach mal näher heranzoomen und wieder zurückzoomen und sich fragen: Was ist das unmittelbare Problem und welche zukünftigen Probleme wird diese Person lösen können? Darüber muss man sich Klarheit verschaffen. Und ja, das erfordert ein wenig Reflexion, und man muss das bei den Personalverantwortlichen wirklich von vornherein fördern.

Anita Chauhan (05:26)

Auf jeden Fall. Und ich denke, es ist auch so – ich war ja selbst schon als Personalverantwortlicher tätig. Jeder einzelne Geschäftsbereich innerhalb eines Unternehmens hat seine eigenen Anforderungen, die es zu erfüllen gilt. Das sind also die Dinge, die wir gegeneinander abwägen müssen. Das weiß ich wirklich zu schätzen, denn in den letzten drei Staffeln hat eigentlich niemand diese Antwort gegeben. Wir hören das auch immer öfter – man lehnt jemanden ab, wenn er auf den ersten Blick nicht gut wirkt, und wendet sich dann irgendwann doch wieder an ihn? Das macht aus Sicht des Employer Brandings keinen guten Eindruck. Und dann sehe ich in Reddit-Foren und ähnlichen Beiträgen, dass Leute schreiben: „Ich habe mich beworben und monatelang auf eine Rückmeldung gewartet.“ Das ist also nicht nur ein Problem für das Unternehmen, sondern wirkt sich auch auf das externe Markenimage aus.

Simran Sidhu (06:22)

Ja, und genau, und deshalb hört man manchmal Leute sagen: „Ich sehe diese Stellenanzeige schon seit Monaten, und sie wird immer wieder neu ausgeschrieben.“ Manchmal liegt das daran, dass der Personalverantwortliche nicht richtig eingestellt ist, oder? Das kann auch die Fragen der Bewerber beantworten, warum diese Stelle immer noch ausgeschrieben ist. Aber manchmal ist es einfach so, dass man dieses Problem von Anfang an hat und es sich fortlaufend auswirkt. Dann sucht man wirklich nach der Nadel im Heuhaufen, obwohl man von Anfang an besser hätte vorgehen sollen.

Anita Chauhan (07:32)

Gut, kommen wir nun zu Frage Nummer zwei. Welche versteckten Vorurteile haben Unternehmen, ohne sich dessen bewusst zu sein, selbst wenn sie glauben, bei der Personalauswahl fortschrittlich zu sein?

Simran Sidhu (07:42)

Ja, das habe ich schon so oft beobachtet, aber ich habe den Eindruck, dass es mittlerweile weniger der Fall ist: die Annahme, dass die großen Tech-Unternehmen der beste Nährboden für Talente sind. Ich denke, vor vielen Jahren, als diese Unternehmen noch schlanker waren und man dort überdurchschnittlich viel bewirken konnte, machte das Sinn. Aber viele dieser Unternehmen sind mittlerweile sehr vielschichtig und organisatorisch komplex, was es wirklich schwer macht, genau die Art von unkonventionellen, wirkungsvollen Fähigkeiten zu entwickeln, nach denen man vielleicht sucht.

Am Ende hat man also eine große Anzahl solider, durchschnittlicher Leistungsträger statt herausragender Talente. Und da ich viele von ihnen interviewt habe, denke ich mir einfach: Bei einem so tollen Logo im Rücken wirken sie irgendwie mittelmäßig. Und ich rate Personalverantwortlichen immer, die Suche einfach auszuweiten. Sicher, man möchte vielleicht jemanden aus dieser oder jener Branche, aber man sollte hinausgehen und einfach mit Leuten aus den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmen unterschiedlicher Größe sprechen und sich dabei ganz auf die Kernkompetenzen und Eigenschaften konzentrieren, die die Stelle erfordert. Der Branchenhintergrund kann zwar ein Faktor sein, sollte aber kein Filter sein, der den Bewerberpool schon so früh einschränkt. Bei Shopify machen wir das wirklich gut – wir sprechen mit Bewerbern aus allen Branchen und Unternehmen, denn für uns zählt vor allem der nachweisbare Einfluss, den sie bewirken konnten.

Simran Sidhu (09:05)

Und noch eine persönliche Anekdote: Ich erinnere mich, dass ich zu Beginn meiner Karriere im Personalbereich eine Führungskraft für eine leitende Position suchte und die Unternehmensleitung unbedingt jemanden mit Beratungshintergrund finden wollte. Auf den ersten Blick erschien ihre Argumentation durchaus einleuchtend. Berater arbeiten wirklich hart. Sie sind anpassungsfähig und können sich in einer neuen Branche sehr schnell einarbeiten. Doch je mehr Berater ich interviewte, desto deutlicher wurde mir: Es fehlte ihnen einfach an Ausrichtung auf die tatsächlichen Auswirkungen und die Umsetzung. Berater sind wirklich großartig darin, die ganze Arbeit zu erledigen und alle Lösungen vorzuschlagen, aber dann ziehen sie weiter. Das liegt in der Natur ihrer Arbeit. Diese Lücke tauchte also immer wieder in den Vorstellungsgesprächen auf. Wir haben die Stelle schließlich besetzt, und wie zu erwarten war, kam dieselbe Sorge wieder zum Vorschein, sobald die Person ihre Arbeit aufnahm.

Und ich glaube, das war sowohl für den Vorgesetzten als auch für mich eine wirklich gute Lernerfahrung. Wenn ich so etwas heute noch einmal erleben würde, würde ich das „Warum“ hinterfragen – warum das vielleicht nicht funktionieren könnte und warum wir die Suche ausweiten sollten. Das soll nur daran erinnern, dass Klarheit darüber, was die Stelle tatsächlich erfordert, Vorrang vor jeglichen Präferenzen hinsichtlich der Herkunft einer Person hat.

Anita Chauhan (12:22)

Na gut, dann vielen Dank. Und nun zu Punkt drei: Wenn Sie Lebensläufe plötzlich aus Ihrem Einstellungsprozess streichen würden, wie würde das aussehen?

Simran Sidhu (12:33)

Ich liebe diese Frage, denn sie ist tatsächlich ein ganz wichtiger Grund, warum ich zu Shopify gekommen bin. Und ich glaube, das entspricht genau dem, was Shopify mit dem sogenannten „Life-Story-Interview“ umsetzt. Damit wird der Fokus wirklich weg von Berufsbezeichnungen und Firmennamen und hin zu den Dingen verlagert, die tatsächlich den Erfolg vorhersagen. Ich möchte die Geschichte des Bewerbers hören. Zum Beispiel: Was hat er studiert? Warum hat er sich für dieses Fach entschieden? Was waren einige seiner ersten Jobs? Ich möchte wirklich verstehen, wie er Entscheidungen getroffen hat, worauf er stolz ist, wo er gescheitert ist und was er daraus gelernt hat – und einfach seinen gesamten Werdegang nachverfolgen.

Der Grund dafür ist, dass vergangenes Verhalten und der Werdegang zu den aussagekräftigsten Indikatoren für die zukünftige Leistung gehören. Ein Lebenslauf reduziert das Ganze gewissermaßen auf Logos, und dadurch kommen diese Vorurteile zum Tragen.

Simran Sidhu (13:24)

Und ehrlich gesagt: Ein Thema, über das wir bei Shopify oft sprechen, ist, dass dank KI mittlerweile die meisten Menschen bei den meisten Aufgaben ordentliche Arbeit leisten können. Wir erwarten von euch, dass ihr die Arbeit erledigen und gut machen könnt – ihr habt ein ganzes Tool zur Verfügung, das euch dabei hilft. Was ich also bei diesen Interviews über den Lebensweg wirklich prüfe, sind Geschmack, Urteilsvermögen und Eigeninitiative – Menschen, die das „Warum“ hinter ihren Entscheidungen artikulieren können und nicht nur das „Was“.

Man kann zwar einfach etwas in Claude oder ChatGPT eingeben, aber versteht man auch wirklich, warum man genau diese Eingabe macht? Kann man das Ergebnis dann an die Führungsriege weitergeben? Was möchten diese sehen – und was möchte das eigene Team sehen? Wie ein Bewerber heute denkt, ist genauso wichtig wie das, was er bisher geleistet hat.

Simran Sidhu (14:11)

Die eigentliche Frage, die ich mir bei diesen Vorstellungsgesprächen stelle, lautet also: Habe ich – ausgehend von allem, was ich darüber höre, wie diese Person bisher gehandelt hat, welchen Einfluss sie hatte, welche Entscheidungen sie getroffen hat und wie sie sich weiterentwickelt hat – genügend Anhaltspunkte, um davon auszugehen, dass sie hier erfolgreich sein wird? Und wenn die Antwort „Ja“ lautet, spielt der Name des Unternehmens eine weitaus geringere Rolle. Ich habe schon einige Mitarbeiter aus Unternehmen eingestellt, von denen ich keine Ahnung hatte, aber deren Lebensgeschichten phänomenal waren und die alle erforderlichen Eigenschaften und Fähigkeiten mitbrachten.

Und dieses Vorstellungsgespräch bei Shopify ist ein wirklich wichtiger Anhaltspunkt. Wenn ich zur Geschäftsleitung gehe und sage: „Hey, ich habe dieser Person nach ihrem Lebensgeschichten-Vorstellungsgespräch ein klares ‚Ja‘ gegeben“, dann hat das großes Gewicht. Es macht auch einfach Spaß, dieses Vorstellungsgespräch zu führen – es ist so unkonventionell. Ich darf mich hinsetzen und eine Stunde lang mit jemandem über seine Geschichte sprechen, und das ist wirklich schön. Es macht mir tatsächlich sehr viel Spaß. Ich empfinde es nicht als anstrengend. Und ich bekomme viel Feedback von Bewerbern wie: „Wow, ich habe mich so sehr als Mensch behandelt gefühlt. Die Leute wollen etwas über mich erfahren.“ Ich hoffe, dass mehr Unternehmen diesem Beispiel wirklich folgen, denn es ist eine wirklich großartige Art, Mitarbeiter einzustellen.

Anita Chauhan (17:08)

In Ordnung. Kommen wir nun zu unserer „Wildcard“-Frage. Wir wissen, dass KI derzeit einen enormen Aufschwung erlebt. Unternehmen nutzen sie zur Vorauswahl, Bewerber nutzen sie für ihre Bewerbungen. Es ist wirklich schwierig, verlässliche Anhaltspunkte dafür zu finden, wer eine gute Besetzung sein könnte. Wie würden Sie das Vertrauen in den Einstellungsprozess stärken? Wie können Sie beispielsweise sicher sein, dass Sie die richtige Person einstellen, oder auf welche Anhaltspunkte achten Sie derzeit?

Simran Sidhu (17:34)

Ja, ich glaube, da gibt es ein paar Dinge. Es klingt vielleicht komisch, aber wenn ich einen Menschen sehe und eine menschliche Antwort bekomme – mir ist es sogar egal, ob da ein Rechtschreibfehler drin ist, ich denke mir einfach: „Okay, super“ –, dann merke ich fast immer, wenn du KI benutzt hast. Wenn ich Bewerbungen durchsehe, sagen alle das Gleiche, und die Lebensläufe fangen an, alle gleich auszusehen.

Also habe ich die optionale Videofunktion hinzugefügt, damit ich die Person sehen und hören kann, was sie zu sagen hat – und den Leuten, die das nutzen, sage ich einfach: „Ich bin so froh, dass ihr das gemacht habt.“ Das ist fast wie ein Einstieg, denn ich denke mir: „Ich sehe, dass ihr Menschen seid.“ Man muss sich nicht einmal an ein Skript halten. Und das Gleiche gilt für einige unserer Bildschirme – wir hatten eine Diskussion im Team, in der es hieß: „Hey, jetzt können wir sehen, wie die Augen der Bewerber so hin und her wandern, wenn sie von einem Skript ablesen oder einen KI-Bot im Gespräch haben, der ihnen nach jeder Frage sagt, was sie sagen sollen.“

Simran Sidhu (18:30 Uhr)

Schon allein, wenn man das anspricht – etwa so: „Hey, ich sehe, dass du von etwas abliest, oder nutzt du vielleicht ein Tool?“ – reagieren manche Bewerber sehr defensiv. Aber eigentlich würden wir gerne hören: „Hey, ja, ich nutze dieses Tool tatsächlich, und das kann es.“ Wir würden diese Ehrlichkeit und diese Begeisterung für ein KI-Tool tatsächlich sehr begrüßen. Denn das passt gut zu den Werten von Shopify. Wir wollen Leute, die begeistert sind und KI nutzen wollen, aber von vornherein offen darüber sind, wie sie sie einsetzen.

Und noch eine kleine Erinnerung daran, einfach menschlich zu sein. Es wird so viel über betrügerische Bewerbungen gesprochen, über Bewerber, mit denen man spricht, die gar nicht echt sind. Deshalb suchen die Leute jetzt nach echten Menschen. Je mehr man einfach da ist, man selbst bleibt und das Skript beiseite lässt, desto wichtiger ist das.

Simran Sidhu (19:18)

Bei Shopify sagen wir sogar ausdrücklich, dass wir von euch erwarten, KI zu nutzen. Bitte setzt KI bei euren Aufgaben ein. Aber erzählt uns, wie ihr sie eingesetzt habt. Wofür habt ihr sie genutzt? Wie habt ihr sie angesteuert? Das möchten wir auch gerne erfahren. Im Gegensatz zu jemandem, der einfach nur sagt: „Nein, das habe ich nicht gemacht“ – nun, wir wissen, dass ihr es doch getan habt.

Anita Chauhan (20:09)

Auf jeden Fall. Weißt du, die besten Unternehmen werden verstehen, dass KI ein Hilfsmittel ist und nichts ersetzt, und dass man während des gesamten Prozesses weiterhin menschlich bleiben kann. Nun, das waren alle meine Fragen. Vielen Dank, Simran. Das war großartig. Mir gefällt deine Herangehensweise an die Personalbeschaffung und den Prozess sehr, und ich freue mich riesig darauf, das mit der Welt zu teilen. Nochmals vielen Dank, dass du bei mir warst.

Simran Sidhu (20:26)

Vielen Dank für die Einladung. Das hat so viel Spaß gemacht. Es hat mir wirklich sehr, sehr gut gefallen.