Kostenloser Time-to-Hire-Rechner: Messen und optimieren Sie Ihre Rekrutierungszeitachse

Verstehen Sie Ihre Ergebnisse: Wann ist der ideale Einstellungszeitpunkt?

Die ideale Zeit bis zur Einstellung variiert je nach Branche, Funktionsstufe und Standort erheblich. Die jüngsten Benchmark-Daten aus dem Jahr 2025 zeigen, dass die USA eine durchschnittliche Einstellungszeit von 35 Tagen haben, was 8 % schneller ist als der weltweite Durchschnitt. 

Allerdings dauert es bei den meisten Stellen rund 23 Tage, bis das Vorstellungsgespräch abgeschlossen ist, was darauf hindeutet, dass ein Großteil der verlängerten Zeitspanne auf Aktivitäten außerhalb des Vorstellungsgesprächs zurückzuführen ist.

Lesen Sie unseren Leitfaden zum Verständnis von Time-to-Hire, um mehr zu erfahren. 

Wo die Zeit verloren geht

Wenn Ihre Berechnung der Zeit bis zur Einstellung zeigt, dass Sie viel Zeit in das Screening von Anrufen investieren, sind Sie nicht allein. Die meisten Personalvermittler verbringen 15-30 Minuten pro Bewerber mit der ersten telefonischen Überprüfung. Selbst wenn innerhalb der ersten paar Minuten klar wird, dass der Kandidat nicht geeignet ist, gebietet es die Höflichkeit, das Gespräch zu Ende zu führen.

Zu den üblichen Zeitfressern gehören:

• Ineffizienz bei der Planung von Vorstellungsgesprächen: Durchschnittlich 3-4 E-Mail-Austauschvorgänge pro geplantes Vorstellungsgespräch
• Unentschuldigtes Fernbleiben und Terminverschiebung: 15-20 % der geplanten Anrufe müssen nachbearbeitet werden
• Höflicher Abschluss: Fortgesetzte Anrufe nach frühen Disqualifizierungssignalen
• Kontextwechsel: Wechsel zwischen Kandidaten, Notizen machen, Systeme aktualisieren
• Verwaltungsaufwand: Gesprächszusammenfassungen, Ausfüllen der Scorecard, Koordinierung der nächsten Schritte

Die Auswirkungen sind messbar. Die Anwaltskanzlei Bott + Co. beispielsweise ersetzte 45-minütige Telefongespräche durch asynchrone Interviews. Anstelle der typischen Aufgaben, die die Zeit bis zur Einstellung verlängern, verbringen sie jetzt nur noch 10-15 Minuten mit der Überprüfung jedes Bewerbers und sparen so über eine Stunde pro Bewerber während des gesamten Einstellungsverfahrens.

Dieser Effizienzgewinn ist von entscheidender Bedeutung, wenn man bedenkt, dass das Verhältnis von Bewerbern zu Vorstellungsgesprächen im Jahr 2024 bei 3 % lag. Von 100 Bewerbern, die auf eine Stellenausschreibung eingehen, werden 3 zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Bei solch niedrigen Konversionsraten wirkt sich die Optimierung des Screening-Prozesses direkt auf die Fähigkeit Ihres Teams aus, das Volumen zu bewältigen und gleichzeitig die Qualität zu erhalten.

So erhalten Sie eine genaue Berechnung der Zeit bis zur Einstellung

Berechnen Sie die Screening-Effizienz, nicht die Time-to-Hire-Dauer. Die meisten Time-to-hire-Rechner versagen hier.

Viele Rechner für die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung messen einfach die Tage zwischen der Ausschreibung einer Stelle und der Abgabe eines Angebots. Diese Kennzahl ist zwar wichtig, um die Geschwindigkeit des gesamten Rekrutierungsprozesses zu verfolgen, verdeckt aber die eigentliche betriebliche Herausforderung: ineffiziente Screening-Prozesse, die die Bandbreite der Recruiter beanspruchen, ohne einen angemessenen Wert zu liefern.

Der Unterschied ist wichtig:

• Basiszeit bis zur Einstellung: Misst Kalendertage (wird oft durch externe Faktoren beeinflusst)
• Effizienz beim Screening: Misst die tatsächliche Produktivität der Personalbeschaffer und die Nutzung der Ressourcen

Die obigen Berechnungsergebnisse konzentrieren sich auf Letzteres - kontrollierbare Effizienzsteigerungen, die sich direkt auf die Kapazität und Effektivität Ihres Teams auswirken.

Einstellungszeit-Rechner vs. ATS-ROI-Rechner: Wissen, was zu wählen ist

ROI-Rechner zeigen, wie viel Sie durch den Einsatz eines bestimmten automatisierten Screening-Tools für die Personalbeschaffung einsparen können, während Time-to-Hire-Rechner abschätzen, wie viel Zeit Sie derzeit für die Personalbeschaffung aufwenden.

Wählen Sie einen Zeitpunkt für die Einstellung des Rechners, wenn Sie es wünschen:

• Verstehen Sie Ihren derzeitigen Zeitaufwand für Screening-Prozesse
• Ermitteln, welche Rekrutierungsaktivitäten die meisten Ressourcen verbrauchen
• Berechnung des Einsparpotenzials durch Prozessoptimierung
• Treffen Sie datengestützte Entscheidungen darüber, wo Sie in Effizienzverbesserungen investieren sollten.

Wählen Sie einen ATS-ROI-Rechner, wenn Sie das möchten:

• Vergleichen Sie die finanziellen Vorteile einer ATS-Plattform mit denen einer anderen
• Begründen Sie den Kauf einer bestimmten Software vor der Geschäftsführung
• Verstehen der Gesamtbetriebskosten für die Personalbeschaffungstechnologie

Suchen Sie eine ROI-Analyse? Wenn Sie die finanziellen Auswirkungen eines Wechsels zu Willo sehen wollen, haben wir einen speziellen ROI-Rechner, der die potenziellen Einsparungen durch unsere asynchrone Interview-Plattform aufzeigt. [Berechnen Sie hier Ihren Willo-ROI →]

Wissen, was ein guter durchschnittlicher Einstellungszeitpunkt ist

Branchen-Benchmarks können irreführend sein, da sie folgende Faktoren nicht berücksichtigen Rekrutierungsprozess Effizienz. Ein Unternehmen mit einem 6-Wochen-Durchschnitt, das nur einen minimalen Zeitaufwand für die Personalbeschaffung benötigt, schneidet besser ab als ein Unternehmen mit einem 4-Wochen-Durchschnitt, das übermäßig viele Screening-Stunden benötigt.

Bessere Metriken zum Nachverfolgen:

• Zeit pro Bewerber in den Screening-Phasen
• Personalvermittlerstunden pro erfolgreicher Einstellung
• Bewerbererfahrungswerte und Abschlussquoten
• Angebotsannahmequoten (als Indikator für die Prozessqualität)

Konzentrieren Sie sich auf die Optimierung der Produktivität der Personalbeschaffer und nicht nur auf die Minimierung der Kalendertage.

Wissen, wann man von Zeit-zu-Miete-Tabellenrechnern umsteigen sollte

Viele Rekrutierungsteams erwägen, ihr eigenes System zur Erfassung der Einstellungszeit in Excel oder Google Sheets zu erstellen. Tabellenkalkulationen sind zwar vertraut und kosten zunächst nichts, werden aber schnell zu Engpässen, wenn das Einstellungsvolumen wächst.

Erwägen Sie die Abkehr von der manuellen Erfassung, wenn:

• Sie prüfen monatlich mehr als 20 Bewerber
• Mehrere Teammitglieder benötigen gleichzeitig Zugang zum Kandidaten
• Zeiterfassung wird wichtiger als Zeitoptimierung
• Verwaltungsaufgaben nehmen mehr als 10 % der Zeit von Personalverantwortlichen in Anspruch
• Sie brauchen standardisierte Bewertungsprozesse für alle Personalverantwortlichen

Wie führende Unternehmen mit Willo die Time-to-Hire um 70 % reduzieren

Unternehmen, die von Telefon-Screenings auf Willos asynchrones Assessment umsteigen, berichten durchweg von 50-75% Zeitersparnis beim ersten Screening. Hier ist der Grund dafür:

Unmittelbare Effizienzgewinne:

• Keine Terminvereinbarung erforderlich: Die Bewerber führen die Gespräche nach eigenem Ermessen.
• Tests zur Vorbereitung auf die Einstellung: Wählen Sie aus über 1000 vorgefertigten Testvorlagen. Beginnen Sie mit Vorstellungsgesprächen in weniger als 4 Minuten.
• Vorzeitige Disqualifikation: Knockout-Fragen in den ersten 2 Minuten des Gesprächs stellen
• Standardisieren Sie die Bewertung: Verwenden Sie mehrere Fragetypen - Videoantworten für die Bewertung der Kommunikation, Multiple-Choice-Fragen für schnelle Qualifikationsprüfungen, Textantworten für detaillierte technische Fragen.
• Eingebaut Hintergrund-Screening: Informieren Sie sich über den kriminellen Hintergrund eines Bewerbers und die Arbeitsrechtsstatistiken, bevor Sie Zeit in das Screening investieren.
• Begrenzen Sie die Anrufdauer: Legen Sie Maximalwerte von 15 Minuten für die ersten Bildschirme fest.
• Willo-Intelligenz: Sparen Sie bis zu 20 Minuten mit KI-gestützter Automatisierung der Bewerberauswahl. Erstellen Sie eine ausführliche Zusammenfassung der Kandidatenleistung. Senden Sie personalisierte Nachfass- oder Ablehnungs-E-Mails. Scannen Sie Videoabschriften von Screenings und vieles mehr.
• Kollaborative Scorecard: Standardisiertes Scoring-System reduziert Einstellungsvoreingenommenheit und die Variabilität der Interviewer 
• Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig prüfen. Personalverantwortliche können dieselben Inhalte prüfen und Feedback austauschen, ohne dass ein ATS-Login erforderlich ist.

Das Ergebnis?

Lunio ersetzte die Telefonscreenings durch asynchrone Interviews und sparte so 30 Minuten pro Bewerber. Bei einem großen Einstellungsvolumen bedeutete dies eine Kostenersparnis von über 50.000 Pfund im Vergleich zu Personalvermittlungsagenturen, wobei allein beim Screening insgesamt 42 Stunden eingespart wurden.

Nach der Einführung von Willos asynchronem Assessment sank der Verwaltungsaufwand bei EDF UK um 50 %. Die Recruiter benötigten vorher 30-40 Minuten pro Gespräch plus Zeit für Notizen. Jetzt brauchen sie weniger als 20 Minuten pro Kandidat für die Prüfung und die Notizen, während sie gleichzeitig eine gründliche Bewertung vornehmen.

Packaly sparte 60 Stunden Arbeitszeit pro Woche ein - das entspricht der Produktivität von vier Vollzeit-Recruitern - und verbesserte gleichzeitig die Qualität der Bewerbererfahrung. Jetzt bewältigen sie mit Willaly das Arbeitspensum von vier Vollzeit-Recruitern, was mit manueller Erfassung allein nicht möglich wäre.

Sind Sie bereit, die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen, ohne die menschliche Seite der Personalbeschaffung zu vernachlässigen?  

Sehen Sie genau, wie viel Zeit und Budget Sie mit einer persönlichen Analyse Ihres Rekrutierungsprozesses sparen können.

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Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, bis eine Formel eingestellt wird?

Die Formel für die Zeit bis zur Einstellung lautet: Gesamtzahl der Screening-Stunden = (Anzahl der Bewerber × durchschnittliche Screening- und Interviewdauer) + Verwaltungszeit.

Diese Formel misst die Effizienz des Einstellungsprozesses, indem sie den tatsächlichen Zeitaufwand für das Screening und die Verwaltungstätigkeiten berücksichtigt.

Wie berechnen Sie die Zeit bis zur Einstellung?

Die Zeit bis zur Einstellung kann auf verschiedene Weise berechnet werden, je nachdem, was Sie messen möchten:

Grundlegende Berechnung: Zählen Sie die Kalendertage von der Stellenausschreibung bis zur Annahme des Angebots. Addieren Sie die Tage für alle Einstellungen und teilen Sie sie dann durch die Anzahl der Einstellungen, um Ihren Durchschnitt zu ermitteln.

Operative Berechnung (sinnvoller): Verfolgen Sie den tatsächlichen Zeitaufwand für Rekrutierungsaktivitäten:

• Zeit für das erste Screening pro Kandidat
• Zeit für die Planung und Koordinierung von Interviews
• Zeit für Vorstellungsgespräche (sowohl für den Personalverantwortlichen als auch für den einstellenden Manager)
• Verwaltungszeit (Notizen, Folgemaßnahmen, Koordinierung)
• Entscheidungsfindung und Vorbereitungszeit für Angebote

Beispiel: Wenn Sie jeden Monat 30 Minuten für das Screening von 50 Bewerbern aufwenden, sind das 25 Stunden Zeitaufwand für das Screening - unabhängig davon, wie viele Kalendertage der gesamte Prozess dauert.