Wie die Stadt Long Beach mit Willo den Einstellungsprozess in großem Maßstab optimierte
Die Herausforderung: Personalbeschaffung für eine ganze Stadt – gleichzeitig, in großem Umfang und in einer Phase des Wandels
Die Stadt Long Beach besetzt Stellen nicht einzeln nacheinander. Zu jedem Zeitpunkt verwalten Teams Dutzende von offenen Stellen gleichzeitig, von Verwaltungsmitarbeitern auf Einstiegsebene bis hin zu Abteilungsleitern und spezialisierten technischen Fachkräften, wobei sich auf manche Stellen über 1.000 Bewerber bewerben. Die Eingrenzung jedes Bewerberpools auf eine Auswahlliste von fünf oder sechs Kandidaten war zu einem mehrtägigen Unterfangen geworden, das Telefontermine und manuelle Koordination erforderte.
Eine strukturelle Veränderung machte dringende Maßnahmen unumgänglich. Im Rahmen der Maßnahme JB, einer Reform der Stadtverfassung, wurden die Personalabteilung und der öffentliche Dienst zu einer einzigen Abteilung zusammengelegt. Von einem Tag auf den anderen wuchs das Team für die Personalbeschaffung von 9 auf über 20 Mitarbeiter an. Die bestehende Unternehmensplattform musste mit dieser Entwicklung Schritt halten: Der Support war unpersönlich und langsam, die Benutzererfahrung war unflexibel und die Kosten standen in keinem Verhältnis zum Nutzen. Das Team benötigte eine skalierbare, kandidatenfreundliche Lösung, die zudem die von der Personalbeschaffung im öffentlichen Dienst geforderten Standards hinsichtlich Gleichbehandlung und Compliance erfüllte.
Gleichzeitig wuchs die Abteilung. Im Rahmen der „Measure JB“, einer Reform der Stadtverfassung, wurden die Personalabteilung und der öffentliche Dienst zu einer einzigen Abteilung zusammengelegt, wodurch die Zahl der Mitarbeiter im Bereich Personalbeschaffung von 9 auf über 20 stieg.
Warum Willo: Reaktionsschneller Support, ein besseres Bewerbererlebnis und ein sinnvoller Preis
Omar Ramos, Verwaltungsleiter der Stadt Long Beach, traf auf der HR Tech 2024 auf Euan von Willo. Er wusste bereits, wonach er suchte – und eine Woche später bestätigte eine Demo, dass die Lösung genau passte. Im Vergleich zu ihrer bestehenden Unternehmensplattform bot Willo eine deutlich intuitivere Benutzererfahrung, flexible Optionen für Bewerber (einschließlich rein akustischer Antworten) sowie Unterstützung durch echte Mitarbeiter, die innerhalb von Stunden statt Tagen reagierten. Die Entscheidung lag auf der Hand.
Die Lösung: Einheitliche Überprüfung in allen Abteilungen, mit einer persönlichen Note bei jedem Schritt
Willo wurde zunächst im nicht vertraulichen Bereich der Personalbeschaffung der Stadt (etwa 40 % der Stellen) getestet und bot eine Alternative zum telefonischen Vorauswahlverfahren für Positionen, die von der administrativen Unterstützung bis hin zur Ebene der Abteilungsleiter reichten. Personalverantwortliche aus verschiedenen Abteilungen, von denen viele noch nie ein strukturiertes Auswahltool verwendet hatten, konnten nach einer minimalen Einarbeitungszeit aufgabenspezifische Tests erstellen und mit der Bewertung der Bewerber beginnen. Die Nutzung verbreitete sich organisch, sobald neuer Personalbedarf entstand.
Für die Bewerber war diese Erfahrung ein bedeutender Fortschritt. Anstelle eines Telefoninterviews, bei dem es nur einen einzigen Versuch gab, konnten die Bewerber per Video oder Audio antworten, nach Belieben pausieren und fortfahren, sich vor der Aufnahme Zeit zur Vorbereitung nehmen und einzelne Antworten neu aufnehmen. Für eine Stadt mit einer breiten und vielfältigen Bevölkerung trug diese Flexibilität direkt zur Verwirklichung der Gleichstellungsziele bei und gab jedem Bewerber eine echte Chance, sich selbst zu präsentieren – unabhängig von Zeitplan, Fähigkeiten oder technischem Know-how.
Während der gesamten Einführungsphase und darüber hinaus leistete das Willo-Team praktische Unterstützung, darunter einen eigens zugewiesenen Enterprise Customer Success Manager und technische Hilfe rund um die Uhr, sodass bei auftretenden Problemen während der Live-Kandidatensitzungen das Team nie lange warten musste.
Das Ergebnis: Schnellere Personalbeschaffung, mehr Chancengleichheit und eine auf Langfristigkeit ausgerichtete Partnerschaft
Willo wurde zunächst im nicht-geheimen Bereich der städtischen Belegschaft eingesetzt: bei Stellen, die außerhalb des geheimen Beamtenwesens liegen, darunter befristete, saisonale und Teilzeitstellen sowie Ernennungen auf freiwilliger Basis und in Führungspositionen. Im Rahmen einer umfassenden Modernisierung des Einstellungsprozesses der City ist die Zeit bis zur Einstellung dort von 6 bis 8 Monaten auf durchschnittlich 90 Werktage gesunken, wobei Willos Einweg-Video-Assessments den Teams helfen, die besten Kandidaten zu identifizieren, noch bevor diese den Interviewraum betreten.
Persönliche Vorstellungsgespräche spielen nach wie vor eine zentrale Rolle und finden bei etwa 90–95 % der Einstellungen statt, auch wenn für manche Einstiegspositionen ein Willo-Assessment allein ausreicht. Da nun mehr als 1.000 Bewerber für eine einzelne Stelle ohne Telefonat gesichtet werden können, nutzen die Einstellungsteams ihre Zeit nun dafür, sich mit den Kandidaten zu treffen, die die größten Erfolgsaussichten haben.
Schwerer zu quantifizieren, aber ebenso bedeutsam ist die Veränderung der Bewerbererfahrung. Die Flexibilität, die Aufzeichnung nach eigenen Vorstellungen zu gestalten, sich Vorbereitungszeit zu nehmen und zwischen Audio und Video zu wählen, hat den Kreis derjenigen erweitert, die sich gut präsentieren können. Personalverantwortliche erhalten bereits vor dem ersten Gespräch einen authentischen Eindruck von der Energie und der Eignung eines Bewerbers.
Was kommt als Nächstes: Die Ausweitung auf tariflich geregelte Stellen und der Aufbau eines einheitlichen Einstellungssystems
Nachdem sich das Modell bei der Besetzung nicht klassifizierter Stellen bewährt hat, prüft die Stadt Long Beach nun, die Rolle von Willo auf die Besetzung klassifizierter Stellen auszuweiten, die 60 % der Stellen in der Organisation ausmachen.
